Samenwerken aan documenten in realtime in Office 2016

Microsoft Office 2016 heeft hun samenwerkingsfuncties verbeterd, zodat meerdere auteurs in realtime aan een document kunnen werken. U kunt een document delen in OneDrive en bekijken wie er aan werkt, en u kunt zelfs een link krijgen om anderen te sturen voor eenvoudige toegang tot het document.

We zullen Word in dit artikel gebruiken om te illustreren hoe we kunnen samenwerken aan documenten; deze realtime samenwerkingsfunctie is echter ook beschikbaar in Excel en PowerPoint.

Open om te beginnen het document dat u wilt delen en klik op de knop "Delen" op de lintbalk in de rechterbovenhoek van het Word-venster..

OPMERKING: Voordat u uw document instelt om te delen, moet u ervoor zorgen dat u een gedeelde map in uw OneDrive-account hebt. U kunt ook standaard de map 'Openbaar' gebruiken die in uw account staat.

Het deelvenster "Delen" wordt weergegeven. Klik op Opslaan in cloud om het document op te slaan in de map die u in uw OneDrive-account hebt gedeeld..

Selecteer in het back-upterscherm "Opslaan als" de gedeelde locatie waar u uw document wilt opslaan, of klik op de knop "Bladeren" om een ​​locatie in uw OneDrive-account te selecteren die niet in de recente lijst staat.

Navigeer indien nodig naar de gedeelde map in het dialoogvenster "Opslaan als". Als u de naam van het bestand wilt wijzigen, voert u een nieuwe naam in het invoervak ​​"Bestandsnaam" in. Klik op "Opslaan".

U keert terug naar het document en het deelvenster "Delen" maakt verbinding en stelt u in staat mensen uit te nodigen om het bestand te bekijken of te bewerken of het alleen te bekijken. Als u iemand wilt uitnodigen om samen te werken aan het document, voert u het e-mailadres van die gebruiker in het tekstvak "Mensen uitnodigen" in. Selecteer of ze "Kan bewerken" of "Kan bekijken" in de vervolgkeuzelijst. Als u een aangepast bericht wilt verzenden, voert u dit in het vak "Een bericht opnemen" in. Klik op "Delen" om het document te delen.

De gebruiker wordt toegevoegd aan de lijst met mensen met wie u het document hebt gedeeld.

U kunt ook opgeven of "Altijd" of "Nooit" wijzigingen moeten delen of worden gevraagd ("Vraag me") telkens wanneer een wijziging wordt aangebracht door een optie te selecteren in de vervolgkeuzelijst "Wijzigingen automatisch delen".

De gebruiker met wie u het document hebt gedeeld, ontvangt een e-mail die lijkt op de volgende afbeelding. Ze klikken op "View in OneDrive" om toegang te krijgen tot het document.

OPMERKING: U kunt eenvoudig een link naar het gedeelde document krijgen, zodat u het naar gebruikers kunt e-mailen door te klikken op "Een koppeling voor delen" onderaan het deelvenster "Delen".

Twee knoppen worden weergegeven in het deelvenster "Delen". Als u een koppeling wilt verzenden waarmee een gebruiker het document kan bekijken en bewerken, klikt u op de koppeling "Een bewerkingslink maken". Als u een link wilt verzenden die alleen een gebruiker toestaat het document te bekijken en niet te bewerken, klikt u op de knop "Een alleen-koppeling maken".

Het vak "Link bewerken" wordt weergegeven met de URL voor toegang tot het document met de juiste machtigingen. Klik op de knop "Kopiëren" rechts van het vak om de URL te kopiëren, zodat u de link bijvoorbeeld in e-mail kunt delen.

Als u op de koppeling klikt die de gebruiker per e-mail ontvangt, wordt het document geopend in de online versie van de juiste Office 2016-app.

Wanneer de gebruiker begint met het bewerken van het document, verschijnt er een pop-upvenster met de mededeling dat een "gast dit document bewerkt".

Door de andere persoon aangebrachte wijzigingen worden weergegeven als gemarkeerde tekst in uw exemplaar van het document.

Als u een gebruiker toestaat een document te bewerken en vervolgens van gedachten verandert, kunt u gemakkelijk de rechten voor die gebruiker wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de gebruiker in de lijst en selecteer "Toestemming wijzigen in: Kan bekijken". U kunt ook de andere kant op gaan door een gebruiker toestemming te geven om het document te bewerken nadat u alleen toestemming hebt gegeven om het document te bekijken.

Als u klaar bent met het delen van het document met een gebruiker, kunt u stoppen met toestaan ​​dat de gebruiker het document kan bekijken of bewerken. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de gebruiker in de lijst en selecteer "Gebruiker verwijderen" in het pop-upmenu.

Om het deelvenster "Delen" te sluiten, klikt u op de "X" in de rechterbovenhoek van het venster.

Of u nu aan een groot of klein project werkt, deze nieuwe samenwerkingsfunctie in Office 2016 met real-time bewerking en cloudintegratie met OneDrive is krachtig.