Samenwerken aan documenten via internet
Het is niet nodig om rond dezelfde computer te kruipen of bestanden heen en weer te sturen via e-mail als u met andere mensen wilt samenwerken. U kunt allemaal dezelfde kopie van het document bewerken - u kunt het zelfs in realtime samen bewerken.
We raden Google Documenten aan omdat het een meer volwassen samenwerkingsoplossing is en we er de meeste ervaring mee hebben. Microsoft's Office Online heeft onlangs real-time medeauteursfuncties gekregen, dus het kan ook de moeite waard zijn om te bekijken.
Google documenten
Google Docs is de kantoorsuite van Google. Zoals de meeste Google-services, is het een gratis applicatie die u opent in uw webbrowser. Bestanden die u in Google Documenten maakt, worden opgeslagen in Google Drive en gekoppeld aan uw Google-account. Omdat deze bestanden online staan in plaats van op uw computer, kunt u het document eenvoudig delen met andere mensen. Google beheert het document en kan andere mensen toegang geven tot het document.
Ga naar de website Google Drive en log in met uw Google-account om Google Docs te gebruiken voor samenwerking. Klik op de knop Maken en selecteer het type document waaraan u wilt werken om een nieuw document te maken. U kunt ook een bestaand document openen dat is opgeslagen in Google Drive of een document vanaf uw computer uploaden.
Klik met het document open op de knop Delen. U kunt met de muis over deze knop bewegen om te zien wie toegang heeft tot dit document.
Voer de e-mailadressen in van de mensen met wie u aan het document wilt samenwerken. Mensen die u toevoegt, hebben standaard bewerkingsrechten, maar u kunt ze ook beperken tot alleen opmerkingen of het document bekijken. De machtiging "Can view" is handig als u alleen een document aan mensen wilt laten zien.
Mensen ontvangen standaard een e-mail wanneer u het document met hen deelt. De e-mail bevat een link naar het document zodat deze samen met u kan worden bewerkt. Als u niet aan het document werkt, is dat prima - ze kunnen het bewerken en u ziet hun wijzigingen wanneer u later naar het document terugkeert.
Wanneer meerdere personen aan een document werken, ziet u meerdere cursors voor tekstinvoer. U ziet in realtime wat andere mensen in het document typen, zodat u aan een gecompliceerd document kunt samenwerken zonder tegen elkaar op te botsen en conflicterende bewerkingen later moet oplossen. Er is zelfs een chatfunctie die je kunt gebruiken om met je co-auteurs te praten.
Als u een lijst met met u gedeelde documenten wilt weergeven, klikt u op de categorie Gedeeld met mij in Google Drive.
Office Online
Microsoft's Office Online was voorheen bekend als Office Web Apps. Het is een volledig gratis webversie van Microsoft Office die u opent in uw browser. Omdat het een web-app is, is deze niet het volledige Microsoft Office en is hij beperkter. U kunt een beetje samenwerken met de desktopversies van Microsoft Office, maar het is gewoon niet zo volwassen een samenwerkingsoplossing als Google Docs biedt. Er kan bijvoorbeeld slechts één persoon aan dezelfde alinea werken op een moment dat hij samenwerkt in Office 2013.
Office Online is beschikbaar op Office.com. Het vereist een Microsoft-account en het slaat uw documenten op in Microsoft's OneDrive (voorheen bekend als SkyDrive) bestandsopslagdienst.
Ga om aan de slag te gaan naar de Office Online-site en open uw app naar keuze - of bezoek de OneDrive-site en open een bestaand document. Open een document en klik op de knop Delen boven aan de pagina. U kunt ook op het BESTAND-menu op het lint klikken, op Delen klikken en Delen met mensen selecteren.
Voer de e-mailadressen in waarmee u wilt delen en kies de rechten die u wilt verlenen. U kunt kiezen of mensen met wie u het document deelt het document kunnen bewerken en of zij daarvoor een Microsoft-account nodig hebben.
De mensen met wie u het document deelt, ontvangen e-mailuitnodigingen met een link naar uw document. Ze kunnen het document openen, op de knop Bewerken klikken en Bewerken in Word Online selecteren om eraan te werken. U kunt de lijst met mensen beheren die gemachtigd zijn om het document in het deelvenster Delen te bekijken of te bewerken.
Er zijn verschillende andere manieren om in realtime via internet over dezelfde documenten te werken, maar u kunt deze samenwerkingsfuncties waarschijnlijk beter aanhouden. Google Docs en Office Online maken beide dit eenvoudig en bevatten handige kantoor-apps om mee te werken.
