E-mails (en andere items) opslaan als bestanden in Microsoft Outlook

U kunt uw e-mails, contacten en afspraken in Outlook als afzonderlijke bestanden opslaan. Als u deze items opslaat, kunt u ze later en later sneller openen. Het is een handige manier om bepaalde berichten te back-uppen of te delen, of om ze eenvoudig toegankelijk te maken.

Hoe een e-mailbericht als bestand op te slaan

Laten we eerst eens kijken hoe berichten als bestanden in Outlook kunnen worden opgeslagen. Dit kan handig zijn als u een back-up wilt van de e-mail op uw computer (of kopiëren naar een andere computer) of als u het bericht later als sjabloon voor toekomstige berichten wilt gebruiken.

Begin met het openen van het bericht dat u wilt opslaan. Klik in het e-mailvenster op het menu "Bestand" op het lint.

Selecteer de opdracht "Opslaan als".

Blader in het menu "Opslaan als" naar de locatie waar u het bestand wilt opslaan en typ vervolgens een naam voor het bestand. Outlook noemt dit standaard met de onderwerpregel van het bericht, maar u kunt dit wijzigen naar wat u maar wilt.

U kunt een bericht ook als verschillende soorten bestanden opslaan met behulp van het vervolgkeuzemenu 'Opslaan als type'. De standaardinstelling is het Outlook-berichtindeling. Als u dat kiest, kunt u dubbelklikken op het bestand om het opnieuw in Outlook te openen. Maar er zijn ook enkele andere opties waaruit u kunt kiezen:

• Alleen tekst: Wanneer u uw bericht opslaat als een tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, niet de opmaak of afbeeldingen.
• Outlook-sjabloon: Het opslaan van uw bericht als een Outlook-sjabloon betekent dat u de opmaak kunt toepassen op toekomstige e-mails. Wanneer u het bestand opent, maakt Outlook een nieuw bericht met de inhoud van het bestand dat u vervolgens kunt adresseren en verzenden.
• HTML: Het opslaan van uw bericht als een HTML-document betekent dat u uw e-mail opslaat om te worden bekeken op een webpagina. U kunt het bericht openen in elke webbrowser.
• MHT: Een MHT-bestand is een archiefbestand voor een webpagina. Net als een HTML-bestand is het ontworpen om te worden bekeken in een webbrowser. In tegenstelling tot een MHT-bestand, slaat een HTML-bestand alle tekst, code, afbeeldingen en andere media op in één bestand.

Als u klaar bent, klikt u op de knop "Opslaan".

En uw bericht is nu opgeslagen als een bestand.

Hoe een e-mailbericht als PDF op te slaan

U kunt uw e-mail ook opslaan als een PDF met de ingebouwde PDF-printer van Microsoft Office. Opslaan als een PDF is een geweldige manier om een ​​back-up van een bericht op te slaan dat u kunt lezen met de juiste opmaak.

Klik in het berichtvenster op het menu "Bestand" op het lint.

Klik op de opdracht "Afdrukken".

Klik op het vervolgkeuzemenu "Printer" en kies vervolgens de optie "Microsoft Print to PDF".

Merk op dat als u een andere app die PDF maakt op uw computer heeft geïnstalleerd (of als u macOS gebruikt), de opties hier mogelijk anders zijn. Als u bijvoorbeeld Adobe hebt geïnstalleerd, ziet u waarschijnlijk een "Adobe PDF" -optie. Dat zal net zo goed werken.

Klik vervolgens op de knop "Afdrukken".

Selecteer in het venster "PDF opslaan als" dat wordt geopend, waar u uw PDF wilt opslaan, typ een bestandsnaam en klik op de knop "Opslaan".

U hebt uw e-mail nu opgeslagen als een PDF.

En houd er rekening mee dat, omdat u alleen maar afdrukt naar een PDF-renderingengine, dezelfde truc precies hetzelfde werkt voor het opslaan van een item in Outlook (contacten, afspraken, enzovoort) naar PDF.

Hoe een contact als bestand op te slaan

U kunt contacten ook als bestanden opslaan met Outlook. Het werkt bijna hetzelfde als het opslaan van berichten, en kan handig zijn voor het maken van een back-up van individuele contacten of voor het verplaatsen ervan naar een nieuwe computer. Contacten worden ook opgeslagen als Vcard-bestanden (CVF), een indeling die wordt gebruikt door veel andere apps die met contacten werken. Dit maakt het ook gemakkelijk om een ​​contact naar een andere app over te zetten, of om contactgegevens van een contactpersoon naar iemand anders te sturen, zodat deze deze kunnen importeren in elke app die ze gebruiken.

Klik in het contactvenster op "Bestand" op het hoofdlint.

Klik op de opdracht "Opslaan als".

In het venster "Opslaan als" navigeert u naar waar u het contactbestand wilt opslaan en wijzigt u de naam als u dat wilt.

Net als bij berichten kun je hier een paar verschillende bestandsindelingen kiezen in het vervolgkeuzemenu 'Opslaan als type':

• Alleen tekst: Wanneer u uw contact opslaat als een tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, niet de opmaak of afbeeldingen.
• Rijk tekst formaat: Als u uw contact opslaat als een RTF-bestand, kunt u verschillende typen formattering opslaan, zoals vet en italtics, samen met afbeeldingen in uw bestand. Dit formaat kan handig zijn als je een foto hebt met je contactkaart.
• Outlook-berichtindeling: Wanneer u uw contact opslaat in het Outlook-berichtindeling, kunt u dit openen in Outlook (zelfs op een andere computer) en het zal werken zoals elk ander Outlook-contact. Maar dan zal het op dezelfde manier werken als je het opslaat in het standaard VCF-formaat, dus hier is niet veel voordeel.

Als u klaar bent, klikt u op de knop "Opslaan".

U hebt uw contact nu opgeslagen als een bestand.

Hoe u een afspraak (of uw hele agenda) als een bestand kunt opslaan

En net als bij andere Outlook-items kunt u uw afspraken ook als bestanden opslaan. Hoewel het lang niet zo handig is om een ​​back-up van opgeslagen exemplaren van individuele afspraken te maken, ondersteunt Outlook de vCalendar-standaard, wat betekent dat je een afspraak kunt opslaan, deze naar iemand anders kunt verzenden en deze vervolgens in een andere ondersteunde app kunt importeren.

Open de afspraak die u wilt opslaan. Klik in het afspraakvenster op het menu "Bestand" op het lint.

Klik op de opdracht "Opslaan als".

Navigeer naar waar u het afspraakbestand wilt opslaan en geef het een naam.

Net als bij berichten en contacten, kunt u hier een paar verschillende bestandsindelingen kiezen in het vervolgkeuzemenu 'Opslaan als type':

• Alleen tekst: Wanneer u uw afspraak opslaat als alleen tekstbestand, slaat u alleen de woorden op, niet de opmaak of afbeeldingen.
• Outlook-sjabloon: Als u uw afspraak opslaat als een Outlook-sjabloon, betekent dit dat u de opmaak kunt toepassen op toekomstige agenda's of agenda-afspraken.
• Outlook-berichtindeling: Wanneer u uw afspraak opslaat in het Outlook-berichtindeling, kunt u deze opnieuw openen in Outlook, zelfs op een andere computer.
• HTML: Het opslaan van uw bericht als een HTML-document betekent dat u uw afspraak opslaat om op een webpagina te worden bekeken.
• MHT: Een MHT-bestand is een archiefbestand voor een webpagina. Net als een HTML-bestand is het ontworpen om te worden bekeken in een webbrowser. In tegenstelling tot een MHT-bestand, slaat een HTML-bestand alle tekst, code, afbeeldingen en andere media op in één bestand.
• iCalendar-indeling: iCalendar is een andere kalenderstandaard waarmee je agenda-informatie kunt overzetten naar verschillende agenda-apps.

Selecteer of u een enkele afspraak of uw hele agenda wilt opslaan. Als u uw volledige agenda opslaat, worden alle gegevens in uw huidige Outlook-agenda opgeslagen.

Als u klaar bent, klikt u op de knop "Opslaan".

En je hebt nu met succes je afspraak of kalender opgeslagen.